Bestyrelsesmøder 2011-12

Der afholdes årligt 3-5 bestyrelsesmøder - herunder ses referater - de nyeste øverst.

Bestyrelsesmøde 16. jan 2012  hos BS, Arnum

 Udskriftsvenlig version ses her: Bolilmark Grundejerforening - nyhedsbreve

Deltagere: Henry Jensen(HJ), Michael Voigt(MV), Jørgen Gram Hansen(JGH), Niels Christiansen(NC), Birthe Schmidt(BS),
Fraværende: MV
Indkaldt af: Henry Jensen
Referent: Birthe Schmidt

 

DAGSORDEN:

1: Godkendelse af referat fra sidste møde
2: Meddelelser /orientering fra formanden, herunder skrivelser tilgået foreningen
3: Meddelelser / orientering fra kasserer
4: Meddelelser / orientering fra veje og sti udvalg
5: Meddelelser / orientering fra udvalg fra grøfter, stemmeværk og posthus
6: Eventuelt
7. Næste møde

 

Ad1:

Referatet blev godkendt.

 

Ad 2:

Flere grundejere har ringet og spurgt, om hvad de gør ved allerede opsatte varmepumper, der er synlige fra vejen. HJj:  tag den med ro og hvis det er muligt, så lav en afskærmning .

Se den udsendte orienteringsskrivelse fra Tønder kommune fra 19-12-2011

Ad3

BS fremlagde på MV’s vegne kontobevægelser. EN del mangler endnu at betale kontingent fra aug 2011.

 

Ad4

Hegnsklipning foretages i det tidlige forår.

NC: Vedr. Ringvejen, så er de huller der er kommet i løbet af sommeren fyldt op med knust asfalt. Dette for at der ikke kan stå vand i hullerne. Derved mødekommes eventuelle frostskader til vinter.

Ad5

Stemmeværk: den ene sluse gaber ca 10 cm – ordnes sammen med en entreprenør.
Opfordring til grundejere: Husk at fjerne væltede træer efter stormvejr.
Posthus: Der er 5 defekte postkasser . Det ser sjusket ud, så vi opfordrer til at man får det ordnet.
Kontakt  JGH, hvis I vil have systemlåse isat.

Posthus: JGH  iværksætter reparation af nogle manglende brædder ved tagudhæng.

Ad6

Dato for julefrokosten sættes til 25. feb 2012 på DAYS i Havneby.

Generalforsamling: 9. juni 2012 kl 15

Arbejdsdag samme dag - 9. juni kl 10.

 

Ad7

Næste møde er den 16. april 2012 kl. 19.30 hos JGH.

 

---

 

Bestyrelsesmøde 3. okt 2011 hos HJ, Aabenraa

 Udskriftsvenlig version ses her: Bolilmark Grundejerforening - nyhedsbreve

Deltagere: Henry Jensen(HJ), Michael Voigt(MV), Jørgen Gram Hansen(JGH), Niels Christiansen(NC), Birthe Schmidt(BS),
Fraværende: Ingen
Indkaldt af: Henry Jensen
Referent: Birthe Schmidt

DAGSORDEN:

1. Godkendelse/opfølgning af referat fra sidste møde
2. Meddelelser/orientering fra formanden - herunder offentlig kloakering
3. Orientering fra kasserer
4. Orientering fra veje og sti udvalget
5. Orientering fra grøfter og stemmeværksudvalg, samt posthus
6. Eeventuelt
7. Næste møde

1. Opfølgning af referat fra Generalforsamling

a. Grus foran bænken på Lakolkstien mangler – det ordnes i kommende uge.

2. Meddelelser/orientering fra formanden

a. Forespørgsel fra en grundejer om solceller på tag /væg eller jord.
Vi svarede ham, at han skulle spørge kommunen.

Efter bestyrelsesmødet har HJ kontaktet Miljøforvaltningen i Tønder kommune, som kom med dette svar:
"..at man kommer med et udspil til næste udvalgsmøde, hvor man indstiller, at man godt må installere solvarme på taget. Pågældende kunne ikke se, at det ikke skulle kunne godkendes, idet man tillader ovenlysvinduer. Dog skal elementet følge tagets hældning.
De som ønsker en sådan energiforanstaltning skal søge om det. "
Vi må så se om teknisk forvaltning og byrådet godkender dette udspil.

b. Kloakering
HJ har hørt, at kommunen ikke kan forlange, at et sommerhusområde skal kloakeres. Der kan ikke kloakeres medmindre der er miljømæssige hensyn. Se bilag fra Odsherred kommune. Ses her http://mitsommerhus.com/bladarkiv/nr1-2011.pdf

c. ”Mit sommerhus” - er et medlemsblad, som varetager sommerhusejernes juridiske problemer. Udgivet af Fritidshusejernes landsforening. Et medlemskab koster foreningen 15 kr. pr medlem. Bestyrelsen har besluttet at være medlem. Se mere på www.mitsommerhus.com.
Medlemsbladet kan downloades herfra.

3. Orientering fra kasserer.

a. Kontingentopkrævning udsendt – der er allerede 40 der har betalt – betalingsfrist 8.okt 2011

4. Orientering vedr. veje

a. Grusveje: Afretning/ slæpning sker i efteråret

b. Ringvejen – NC snakker med vejafdeling ved Tønder Forsyning vedr. lapning af huller.

5. Orientering fra grøfter og stemmeværksudvalg, samt posthus

a. Posthuset trænger til udskiftning af et par brædder – JGH sørger for dette

b. Stemmeværk efterses sammen Martin Paulsen

c. Rabatklipning sker i løbet af vinteren – Henning Damgård bruges igen dette år.

6. Evt

a. Arbejdsweekend – forslag: samme dag som generalforsamling. Emner: maling af posthus mm

b. Julefrokost - skubbes januar - aftales på januar mødet.

7. Næste møde hos BS 16. jan 2012 kl. 19.30.

 

---

Bestyrelsesmøder

Henry Jensen (HJ),
Niels Christiansen (NC),
Martin Poulsen (MP),
Jørgen Havkær (JH)
Birthe Schmidt (BS),

---

 

Bestyrelsesmøde 23. maj 2011 hos NC, Toftlund

DAGSORDEN:

1: Godkendelse af referat fra sidste møde

2: Meddelelser /orientering fra formanden, herunder skrivelser tilgået foreningen

3: Meddelelser / orientering fra kasserer

4: Meddelelser / orientering fra veje og sti udvalg

5: Meddelelser / orientering fra udvalg fra grøfter, stemmeværk og posthus

6. Generalforsamling

7. Evt.

 

Ad 1:

Referatet godkendt

Ad 2:

HJ gennemgik svaret  fra kommunen vedr. Lokalplansændring i forbindelse med valgfrihed mellem græstrørv og tagpap med listedækning blev drøftet. Bestyrelsen besluttede at se tiden an, inden vi laver en ny lokalplan, da kommunen regner med, at en Lokalplansændring vil koste ca 100.000 kr. I kommunens skrivelse står, at indtil den nye lokalplan er udarbejdet, vil der efter konkret vurdering gives dispensation til Tagpap. Se svarkrivelsen under punktet Tagbeklædning.

Affaldsordning - igloerne tømmes hver 8. uge om vinteren og hver 4. om sommeren. Kommunen er godt tilfreds med brugernes sortering. Hvis der er kapacitetsproblemer så kontaktes Tønder forsyning.

Kloakering. Tidspunket for kloakering af Bolilmark er ikke endeligt fastlagt. Bestyrelsen foreslår, at man indtil da søger kommunen om dispensation vedr kloakering ved udvidelser/renovering af sommerhuse.

Ad 3.

BS fremlagde årsregnskabet 1. maj 2010 til 30. april 2011. Resultatet blev et lille overskud på 1800 kr.

Bestyrelsen blev enig om at fremlægge et driftsbudget for 2011 / 2011 på et plus på 8000 kr.

Indestående på bankkonti er 387 tkr.

Ad 4.

NC er godt tilfreds med den nye kommunale vejordning vedr. Ringvejen til ca 40.000 inkl moms pr år, som lige er trådt i kraft.

Biveje får  en gang grus og afretning dette forår. Der lægges lidt ekstra grus på oplagspldsen til rep. af huller.

Ad 5.

Mp - intet nyt siden sidst.

Ad 6.

Generalforsamlingen afholdes Lørdag den 18. juni kl. 15.00 På Hotel Kommandørgården, Havnebyvej 201, Rømø

Ad 7.

Intet at bemærke

 

---

Bestyrelsesmøde 4. april 2011 kl. 19.30 hos MP, Rødekro

DAGSORDEN:       

1: Godkendelse af referat fra sidste møde

2: Meddelelser /orientering fra formanden, herunder skrivelser tilgået foreningen

3: Meddelelser / orientering fra kasserer

4: Meddelelser / orientering fra veje og sti udvalg

5: Meddelelser / orientering fra udvalg fra grøfter, stemmeværk og posthus

6: Eventuelt

7. Næste møde

 

Ad1:

Referatet blev godkendt.

Ad 2:

HJ informerede om at han havde afleveret resultatet af afstemningen om valg af fremtidig tagbelægning til Tønder Kommune ved Bo Jessen. Resultatet af afstemningen blev:

• 165 for valgfrihed mellem græstørv og tagpap med listedækning
• 68 for græstørv

Efterfølgende har vi modtaget skrivelse fra Tønder Kommune ved Peter Hee, (skrivelsen er vedlagt som bilag).

Af skrivelsen fremgår det, at Tønder Kommune ikke vil lave ændringen som et tillæg til nuværende lokalplan nr. 707, men kræver udarbejdelse af en ny lokalplan. Bestyrelsen diskuterede dette, og besluttede at lade HJ tage et møde med Peter Hee for at aftale det nærmere forløb.

HJ kunne i øvrigt oplyse at den nye landbetjent, Jens Jensen gerne ville møde op til den kommende generalforsamling for at orientere om udviklingen i tyveri på Rømø og tiltag der kan minimere tyverierne. Bestyrelsen er enig i at det ville være et godt indslag til generalforsamlingen.

Ad3

BS fremlagde et udkast  til årsregnskabet 1. maj 2010 til 30. april 2011. Bestyrelsen er enig i at henlæggelsen til færdiggørelse af Ringvejen fortsat skal medtages med kr. 150.000,00.

Indestående på bankkonti er 388 tkr.

Ad4

NC kunne oplyse at kontakten til Tønder Kommune ved Henning Vognbjerg, havde resulteret i at der er sket reparationsarbejde på det første stykke af Ringvejen. Arbejdet har bestået i at der er blevet fordelt 5 læs knust asfald til en forventet pris af kr. 40.000.00. Kommunens anbefaling er at der ikke bliver repareret huller med varm asfald men at der efterfyldes med knust asfald.

Vi er enige i at følge rådet fra Henning Vognbjerg. Og lade Lars Christiansen få tilbuddet om at vedligeholde bivejene..

Ad5

MP kunne oplyse at grøfter og stemmeværker er renset og efterset. Posthuset bliver rengjort i maj 2011.

Ad6

Dato for generalforsamling blev fastsat til den 18. juni 2011 kl. 14.30.

MS og JH oplyste at de ikke modtager genvalg, BS modtager genvalg (gerne som sekretær).

Ad7

Næste møde er vedtaget til den 23. maj 2011 kl. 19.30 hos NC.

---

Bestyrelsesprotokol Bolilmark Grundejerforening
Dato: 7. september 2010 kl. 19.30

Deltagere: Henry Jensen (HJ), Birthe Schmidt (BS), Niels Christiansen (NC), Martin Poulsen (MP) Jørgen Havkær

Fraværende: Ingen

DAGSORDEN:       

1: Godkendelse af referat fra sidste møde

2: Meddelelser /orientering fra formanden, herunder skrivelser tilgået foreningen

3: Meddelelser / orientering fra kasserer

4: Meddelelser / orientering fra veje og sti udvalg

5: Meddelelser / orientering fra udvalg fra grøfter, stemmeværk og posthus

6: Eventuelt

 

Ad1:

Referatet blev godkendt.

Ad 2:

HJ kunne oplyse at der igen har været henvendelser til afgørelsen omkring mulige løsninger til tagbelægning. Der er flere af foreningens medlemmer der afventer en afgørelse inden de igangsætter tiltrængte vedligeholdelses arbejder på deres sommerhuse.

Bestyrelsen er enig om at vi p.t. ikke kan svare medlemmerne, men desværre kun kan henvise til Tønder Kommunes afgørelse på seneste udvalgsmøde (se Tønder Kommune, teknik og miljøudvalgs, beslutningsprotokol fra møde afholdt den 10. august 2010 punkt 3). Af referatet fremgår det at Tønder Kommune er indstillet på at ændre lokalplanen m.h.t. tagbelægning, hvis der er 2/3 flertal blandt Bolilmarks Grundejerforening`s medlemmer. Bestyrelsen vil udsende et spørgeskema til samtlige medlemmer for at høre medlemmernes mening.

Yderligere henvendelser har været omkring ros til vedligeholdelse af vejene og ris til rengøringsniveauet af posthuset. Bestyrelsen har fulgt op på kritikken af posthuset, og finder niveauet er i orden.

Ad3

BS oplyste at kontingent opkrævninger var udsendt, og at der på mødetidspunktet manglede indbetalinger fra ca. 50 medlemmer. Indestående på bankkonti er 385 tkr. 
(1. okt: Der mangler indbetaliger fra 25 )

Ad4

NC oplyste at det nu endeligt er lykkedes at få udlagt det manglende knuste asfald på den sidste strækning af Ringvejen, samt at der i sommerens løb har været foretaget reparationsarbejder på det allerede udlagte. Niels tager kontakt til Tønder Kommune for at aftale hvorledes fremtidigt reparationsarbejder på Ringvejen kan udføres / afregnes.

Ad5

 MP kunne oplyse at grøfter bliver slået af i efteråret 2010, dette gælder også cykelstien til Lakolk

Ad6

 Intet at bemærke

Næste møde er vedtaget til den 4. december 2010 på Rømø

 

---

Bestyrelsesmøde 12. juni 2010 kl. 13.30 på Kommandørgården

• Drøftelse af punkter på generalforsamling og generalforsamlingens afvikling.

---

Bestyrelsesmøde 4. Maj 2010 kl. 19.30 ved HJ

DAGSORDEN: 

1: Godkendelse af referat fra sidste møde

2: Meddelelser /orientering fra formanden, herunder skrivelser tilgået foreningen

3: Meddelelser / orientering fra kasserer

4: Meddelelser / orientering fra veje og sti udvalg

5: Meddelelser / orientering fra postkasseudvalget

6: Meddelelser / orientering fra grøfter og stemmeværksudvalg

7: Tagbeklædning

8: Generalforsamling

9: Eventuelt

 

Ad1:

Referatet blev godkendt.

 

Ad 2:

HJ oplyste at der havde været henvendelse fra DR. DR søger kontakt til folk der har været udsat for tyveri. Bestyrelsen enig om at vi kan sætte et opslag op på vor hjemmeside.

Der har været en indbydelse fra Tønder Kommune Teknik og miljø. Indbydelsen går på et fællesmøde den 20. Maj 2010 bestyrelsen møder op.

 HJ kunne oplyse om at der stadig kommer henvendelser omkring alternativ tagbelægning ved renoveringsarbejder.

Bestyrelsen enig om at anbefale medlemmerne til at søge Tønder Kommune om dispensation.

 

Ad 3:

BS fremlagde regnskabet for 2009 / 2010. Resultatet blev et overskud på 71 tkr., og en egenkapital på 385 tkr.

Bestyrelsen er enig om at fremlægge et driftsbudget for 2010 / 2011 på minus 135 tkr. I dette driftsunderskud er der indeholdt udgifter til færdiggørelsen af Ringvejen med 150 tkr., og udskiftning af computer med 8 tkr.

 

Ad 4:

NC bekræftede at han tager kontakt til en lokal vognmand, for at vi har et beredskab klart, når vinteren igen sætter ind.

NC kontakter endnu engang vognmand Lars Christensen for at få arbejdet på Ringvejen gjort færdigt. Når dette arbejde er færdigt, forsøger bestyrelsen at få en aftale med Tønder Kommunen m.h.t. vedligeholdelsen af Ringvejen.

Lars Christiansen har oplyst at han nu har det knuste asfalt der skal til, og at han nu blot afventer en periode med varmt vejr døgnet rundt.

 

 

Ad 5:

MP oplyste at han inden for kort tid for rettet navnene på postkasserne til. Det drejer sig om ejerskifte på 4-6 huse.

 

Ad 6:

MP kunne oplyse at grøfter og stemmeværk bliver renset op til efteråret 2010.

 

Ad 7:

Bestyrelsen havde en drøftelse om hvorledes mandatet fra generalforsamlingen den 21. November 2009, skulle anvendes over for Tønder Kommune.

Foreløbig har vi haft telefonisk kontakt med Teknisk udvalg og et møde med borgmesteren.

Drøftelsen resulterede i at lade en advokat udforme en henvendelse til Tønder Kommune vedrørende valgfrihed mellem græstørv og tagpap med listedækning.

 

Ad8:

Generalforsamling afholdes lørdag den 12. Juni 2010 kl. 14.30 på Hotel Kommandørgården, havnebyvej 201.

 

Ad9:

Intet at bemærke

 

---

Bestyrelsesmøde 2. Marts 2010 kl. 19.30 kl. 19.00 ved BS

DAGSORDEN:       

1: Godkendelse af referat fra sidste møde

2: Meddelelser /orientering fra formanden, herunder skrivelser tilgået foreningen

a)       Forsikring (posthus)

b)       Snerydning af vejene på Bolilmark

c)       Opfølgning af afstemningen fra ekstraordinær generalforsamling

3: Meddelelser / orientering fra kasserer

4: Meddelelser / orientering fra veje og sti udvalg

5: Meddelelser / orientering fra udvalg fra grøfter, stemmeværk og posthus

6: Eventuelt

 

Ad1:

Referatet blev godkendt med bemærkning fra HJ om, at han gerne have set de fremkomne kommentarer fra generalforsamlingen i referatet.

En af de kommentarer der blev fremført på den ekstraordinære generalforsamling var skiltningen til Lakolk via cykelstien. Efter besigtigelse finder bestyrelsen skiltningen værende i orden.

 

Ad 2a:

BS fremførte at vort nuværende forsikringsselskab havde hævet præmien til kr. 1.500.00. Bestyrelsen besluttede at få et tilbud fra et andet forsikringsselskab med en dækning af brand og indbo til en værdi af ca. 300.000 tkr.

 

Ad 2b:

Der har ikke været rapporteret om de store besværligheder m.h.t. snerydning. NC tager dog kontakt til en lokal vognmand for at have et beredskab klart, når vinteren igen sætter ind.

 

Ad 2c:

På den ekstraordinære generalforsamling den 21. November 2009 havde vi et punkt på dagsordenen

                      Græstørv / ikke græstørv på tagene

De fremmødte blev enige om hvorledes teksten, der blev sendt til afstemning skulle udformes, nemlig:

                      Ja  = betyder kun græstørv på tagene

                      Nej = betyder valgfrit mellem græstørv og tagpap med listedækning

Resultatet af afstemningen blev:

                      Ja  = 28 stemmer

                      Nej = 30 stemmer

  

HJ kunne berette om, at der stadig er utallige henvendelser fra medlemmerne angående tag belægningen.

Medlemmerne ønsker at udbedre skader på tagene, men er usikre for valg af mulige løsninger. HJ foreslog at vi tager kontakt til borgmesteren  den 11. Marts 2010, for at fremlægge problemstillingen overfor ham og få en saglig dialog m.h.t. hvorledes bestyrelsen skal forholde sig for at kunne varetage medlemmernes interesser.

Resultatet af mødet med borgmesteren bliver opdateret på hjemmesiden når det er kendt

- og det ses allerede i kasserne herunder-

Svarskrivelse 1:

..

 

Ad3

BS udleverede budgetopfølgning. Resultatet er p.t. plus 75,7 tkr. mod et budgetteret årsresultat på minus 141,7 tkr.

Det skal dog noteres at det afsatte beløb til færdiggørelse af Ringvejen endnu ikke kan udbetales p.g.a. manglende udførelse. BS kunne meddele at der stadig er to medlemmer der ikke har betalt årets kontingent på 425 kr.

 

Ad4

NC kontkater endnu engang vognmand Lars Christensen for at få arbejdet på Ringvejen gjort færdigt. Når dette arbejde er færdigt, forsøger bestyrelsen at få en aftale med  Kommunen m.h.t. vedligeholdesen af Ringvejen

  

Ad5

MP kunne oplyse at grøfter og stemmeværk bliver renset op i løbet af 2010.

Rabatter og hegnsklipning  sker i foråret 2010. (Er sket den 30. marts 2010)

  

Ad6

Intet at bemærke

  

Næste møde er vedtaget til den 4. Maj. 2010  kl. 19.30 hos HJ

Generalforsamling afholdes 12. Juni 2010 kl. 15.00

---

 

Bestyrelsesmøde 21-11-09  på Kommandøren

• Forberedelse af ekstraordinær generalforsamling

---

Bestyrelsesmøde 02-09-09 kl. 19.00 ved MP

DAGSORDEN:

1: Godkendelse af referat fra sidste møde

2: Meddelelser /orientering fra formanden, herunder skrivelser tilgået foreningen

3: Meddelelser / orientering fra kasserer

4: Meddelelser / orientering fra veje og sti udvalg

5: Meddelelser / orientering fra udvalg fra grøfter, stemmeværk og posthus

6: Eventuelt

 

Ad1:

• Referatet blev godkendt.

Ad2:

• HJ kunne berette om, at der havde været utallige henvendelser fra medlemmerne angående tagbelægning. Medlemmerne ønsker at udbedre skader på tagene, men er usikre for valg af mulige løsninger. Bestyrelsen havde herefter en længere drøftelse om problematikken. Resultatet blev at en enig bestyrelse ønsker at høre medlemmernes mening på en ekstraordinær generalforsamling, den 21. november 2009.
• HJ kunne endvidere berette om, at placeringen af 8 stk IGLO-beholdere har fundet sin løsning. 4 stk placeres ved posthuset og 4 stk ved pladsen mod vest.

Ad3

• BS udleverede nyt budget korrigeret som aftalt på generalforsamlingen. Budgettets hovedtal er

Omsætning 103 tkr
Resultat -141 tkr.
Egenkapital 172 tkr.

Ad4

• NC oplyste at hullerne i Ringvejen vil blive udbedret i september 2009. M.h.t. udlægningen af de resterende 300 ton knust asfalt har entreprenøren lovet, at dette sker inden vinter 2009, dog med det forbehold at vejret tillader det. En af årsagerne til at det har trukket ud er, at entreprenøren har problemer med at fremskaffe materialet.

Ad5

• MP kunne oplyse at oprensningen af grøfterne ved Lakolk stien er sket. Stemmeværkerne bliver efterset inden vinter. MP oplyste endvidere at systemet med bestilling af ekstra nøgler til posthuset for kr. 150.00 virker. Har medlemmerne brug for en ekstra nøgle er de velkommen til at kontakte MP. BS sørger for rabat klipning sker i foråret 2010.

Ad6

Intet at bemærke

 

Næste møde er vedtaget til den 21. November 2009 kl 14.00 på Kommandørgården.

Ekstraordinær generalforsamling Lørdag den 21. Nov. 2009 kl 15.00 samme sted.

---

Bestyrelsesmøde 06-05-2009 kl. 19.00 ved NC

DAGSORDEN:

 l: Godkendelse/opfølgning af referat fra 04. Februar 2009

2: Meddeleser/orientering fra formanden

3: Orientering fra kasserer 

4: Orientering fra veje og stiudvalg 

5: Orientering fra grøfter og stemmeværksudvalg, samt posthus

6: Generalforsamling 

7: Eventuelt:

8: Næste møde

 

Ad 1:

• Referatet blev godkendt.

Ad 2:

• HJ  har deltaget i et møde med Grundejer-, Beboer- og Borgerforeninger samt Lokalråd i Tønder Kommune 12. marts 2009 kl. Løgumkloster:

Her gjordeHJ formanden for teknisk forvaltning opmærksom på vores problemer med bl.a græstørv, og at man ikke havde meldt tilbage på den klageskrivelse vi havde lavet, hvilket han beklagede, ligesom han beklagede den formulering teknisk udvalg havde fremsendt med hensyn til græstørv. Han fastholdt, at der skulle være græstørv på tagene.

Ad 3.

• BS  gennemgik regnskabet for 1. maj 2008 til 30 april 2009.  Regnskabet blev godkendt af bestyrelsen.
• Budgettet for det kommende år blev fastlagt.
• Der er stadig udestående kontingent fra 2 huse – trods gentagne rykkerskrivelser og telefonisk henvendelse. Det ene hus går nu til tvangs, og kontingentet sættes derfor  på tabskontoen.

Ad 4:

• Vedr veje og stier.
  NC: Da den første belægning med knust asfalt sine steder var meget tynd, er der visse steder pålagt et nyt lag. Desværre holder det nye lag ikke i kanterne. Der arbejdes med en mere holdbar løsning. Trods alt støver vejen ikke mere.
• MP: Grøften på nordsiden af Lakolkstien er renset op.

 Ad 5:

• MP: Der arbejdes på en anden løsning på nøglesystemet i posthuset.

Ad. 6

• HJ: Generalforsamling er bestilt på Kommandørgården 6. juni kl 15.00.

Ad 7.

Arbejdsdagen aflyst pga for få emner.
Næste møde 6. juni kl 14.00 på Kommandørgården

---

Bestyrelsesmøde 04-02-2009 kl. 19.00 ved BS

DAGSORDEN:

1: Godkendelse af referat fra 19.11.2008

2: Meddelelser /orientering fra formanden, herunder skrivelser tilgået foreningen

3: Meddelelser / orientering fra kasserer

4: Meddelelser / orientering fra veje og sti udvalg

5: Meddelelser / orientering fra udvalg fra grøfter, stemmeværk og posthus

6: Eventuelt

Ad1:

• Referatet blev godkendt.

Ad2:

• Tagpap: Der var tilgået HJ en skrivelse fra borgmesteren i Tønder Kommune. Skrivelsen gik i sin korthed ud på at borgmesteren bekræftede modtagelsen af vor indsigelse mod det af teknisk udvalg afgivne afslag vedr. tagpap som mulig afløser af græstørv. Af skrivelsen fremgik det endvidere, at borgmesteren havde sendt sagen til teknisk udvalg. Bestyrelsen er enig om at afvente udspillet fra teknisk udvalg. På næste bestyresmøde aftaler vi hvorledes vi forholder os til dette punkt.
• Iglo-beholdere: HJ oplyste at der har været afholdt et møde med Tønder Kommune i Bolilmark, Mødet havde til formål at placerer 8 stk. IGLO beholdere. Resultatet er at det er planlagt i marts 2009 at placere 4 stk. ved posthuset, 2 stk. ved lagerpladsen og 2 stk. ved indkørsel Nord.
  Kommentar 1.3.2009: Bliver etableret 1.marts - 1.maj 2009
• Biveje og Lakolksti: Sidste info fra HJ gik på at vi har modtaget to stk. fakturaer fra Lars B. Christiansen for udført arbejde på Biveje, cykelstien til Lakolk samt diverse lapningsarbejde på Ringvejen, Faktura lyder på i alt 133 tkr. Arbejdet er udført som aftalt og BS betaler.

Ad3

• BS udleverede udskrift fra Rømø Andelskasse der viste, at der er et kontant indestående fordelt på tre konti.
• Kontingentrestancer: Der var stadig udestående kontingent fra 4 husejere med i alt 8 ejendomme. Bestyrelsen er enige om, at vi får undersøgt muligheden for at få et samarbejde med et advokatfirma til inddrivelse af ikke betalt kontingent. BS tager kontakt med advokatfirma.
  Kommentar 1.3.2009: Der resterer stadig kontingent fra 2 grundejere, og der er foretaget kontakt  til advokatfirmaet Mazanti , Skærbæk vedr.  retslig incasso.

Ad4

• Cykelstien til Lakolk er oversvømmet et par steder. HJ oplyste at løsningen på dette er at grøfterne renses op samt at dræn under stien forsøges renset.

Ad5

• Ingen kommentarer

Ad6

• Generalforsamling 2009: Der blev vedtaget en dato for generalforsamling. Dato er 6. Juni 2009 kl. 15.00 Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være fremsendt skriftligt senest den 15. April 2009.
• Arbejdsdag: Bestyrelsen vil arrangere en arbejdsdag den samme dag som generalforsamlingen 6. Juni 2009 fra kl. 10.00. Opgaver der skal tages hånd om er på nuværende tidspunkt:
  • Grus på cykelstien til Lakolk (de to steder hvor den er lav)
  • Klipning af udhængende grene
  • Tilse stemmeværker
  • Medlemmer opfordres til at supplere med forslag.

Ad7

• Næste møde er vedtaget til den 6. Maj 2009 kl.19.00 hos Niels.

---

 

Bestyrelsesmøde  19-11-2008

DAGSORDEN:

1. Godkendelse af referat fra sidste møde
2. Meddelelser /orientering fra formanden, herunder skrivelser tilgået foreningen
3. Meddelelser / orientering fra kasserer
4. Meddelelser / orientering fra veje og sti udvalg
5. Meddelelser / orientering fra udvalg fra grøfter, stemmeværk og posthus
6. Eventuelt

Ad1: Referatet blev godkendt.

Ad2:

• Der var tilgået HJ flg. henvendelser fra medlemmerne:
• Blåbærvej 7A, Opfordrer bestyrelsen til at søge dispensation for tørv på taget.
• Gøgevej 3, har forespurgt til hvor vi er henne m.h.t. tagpap
• Ringvej 142, Tilgendegiver at de håber på at man frit kan vælge tørv / tagpap
• Fyrvej 17, Har orienteret bestyrelsen om, at Tønder Kommune har givet afslag på ansøgning om dispensation for tørv på taget.
• Tørv: Bestyrelsen tog en kort drøftelse om, hvorledes vi skal forholde os til disse skrivelser. Vi er enige i at udgangspunktet for, hvorledes vi skal forholde os er skrivelsen fra Tønder Kommune dateret 15. April 2008 (se skrivelsen). HJ havde allerede rettet henvendelse til en af forfatterne til denne skrivelse, John Jensen. Resultatet af denne henvendelse blev, at John opfordrer medlemmerne til at søge dispensation. Bestyrelsen besluttede, at vi fremsender en skrivelse for at få accept for, at den indgåede aftale mellem Teknisk forvaltning og Bestyrelsen for Bolilmark Grundejerforening, er gældende.
• IGLO: Hj orienterede herefter om at vi er blevet tildelt 8 stk. Igloer. Tønder Kommune havde forespurgt, om hvor disse skulle placeres, og der er enighed om at placere 2 stk. ved posthuset, 4 stk. ved materialepladsen og 2. Stk. ved 1. Indkørsel til Bolilmark (ved skiltet).
  Efterfølgende har forsyningen været ude at bese området den 29. nov sammen med HJ og BS. Placeringen blev herunder foreslået til 2-4 stk ved posthuset, 2 ved materialepladsen samt 2 ved udkørslen fra Bolilmark i den fjerneste (vestligste) ende. Evt skulle 2 fra posthuset placeres  ved indkørsel til Bolilmark lige før de første huse. Opsætning forventes medio marts 2009.
• Siv-brønd: HJ. Oplyste herefter at et medlem først havde fået afslag på dispensation for ny sivbrønd ved ombygning.
  Dette er efterfølgende dog blevet korrigeret således, at medlemmet har opnået accept for ombygning uden etablering af ny sivbrønd.

Ad3

• BS udleverede udskrift fra Rømø Andelskasse der viste at der er et kontant indestående  fordelt på tre konti.
  Der var stadig udestående kontingent. BS har udsendt rykker af 2 gange. Ved første udsendelse var der 19 ubetalte kontingenter og ved anden udsendelse 8 ubetalte kontingenter. Bestyrelsen opfordrer endnu engang medlemmerne til at betale rettidigt, således at der ikke skal bruges tid og ressourcer på noget unødvendigt arbejde.

Ad4

• Problemet med Ringvejen (huller i vejen p.g.a. for lidt udlagt belægning) er lovet løst af entreprenøren Lars Christiansen. Lars afventer at Ringvejen er tør inden den kan fræses op og genetableres som oprindeligt bestilt.

Ad5

• Martin kunne oplyse at stemmeværkerne er efterset. De trænger til en oprensning, hvilket Martin sætter i gang efter regning.
• M.h.t. låsesystem til postkasserne i Posthuset er bestyrelsen enig i at der er to muligheder for medlemmerne ved nyanskaffelser af nøgler. Enten kan man få bestilt en ny systemnøgle ca. 450,00 kr. for egen regning, eller man kan sætte en ny cylinder i sin postkasse for medlemmets egen regning.

Ad6

• Næste møde er vedtaget til den 4. Februar 2009 kl. 19.00. Stedet følger ved indkaldelsen.

---

Bestyrelsesmøde  den 9. sep. 2008

DAGSORDEN:

1. Godkendelse af referat fra sidste møde
2. Meddelelser /orientering fra formanden, herunder skrivelser tilgået foreningen
3. Meddelelser / orientering fra kasserer
4. Meddelelser / orientering fra veje og sti udvalg
5. Meddelelser / orientering fra udvalg fra grøfter, stemmeværk og posthus
6. Eventuelt

Ad1:

• Referatet blev godkendt.

Ad2:

• HJ kunne orientere om at Skov og Naturstyrelsen havde givet afslag på renovering af deres del af cykelstien, men at de vil kigge endnu engang på stien. Vi har fået accept på at Skov og Naturstyrelsen skal vedligeholde deres del af stien, dog kun når de vurdere det nødvendigt. Styrelsen vil ikke deltage i lås til bommen. Løsningen til dette er at vi investerer i en lås med kode.
  (Der er i okt. sat en kodehængelås på bommen - alle bestyrelsesmedlemmer har koden / Birthe)
• Vi har fået accept fra Skov og Naturstyrelsen, at vi fremover ikke skal betale for adgang til plantagen.
• Vedr. antal af bump på Ringvejen har vi nu haft landbetjent Erik Nielsen ude for at besigtige antallet, og hans vurdering er at antallet ikke bør udvides.
• M.h.t. belægningen på Ringvejen har Lars Christiansen været ude for at besigtige, og han har fastslået, at det udlagte ikke er efter aftalen. Aftalen var, at der skulle udlægges et lag på 8 cm. Dette er desværre ikke tilfældet alle steder. Han har lovet at vende tilbage med et løsningsforslag.
  HJ følger op på dette.

Ad3

• BS udleverede udskrift fra bankkontoerne.
• BS kunne informere om at de udsendte girokort i stor stil var blevet indbetalt rettidigt.

Ad4

• HJ kunne oplyse at alle biveje nu er blevet reetableret.

Ad5

•  Intet at bemærke.

Ad6

•  BS oplyste at vi nu via vores hjemmeside kan udsende nyhedsbreve til de tilmeldte. P.t. er der tilmeldt 26 medlemmer.
• HJ vender tilbage med dato i nov. for næste møde.

---

 

Bestyrelsesmøde  den 7. Juni 2008

• Orientering og gennemgang af emner, som kommer på generalforsamlingen 14. juni 2008

---

 

Bestyrelsesmødet 25. marts 2008 - kort referat

• HJ orienterede bestyrelsen om afholdt møde med Tønder kommune i Løgumkloster. Fra grundejerforeningen deltog HJ, MP og JH. Mødet var forløbet i en god tone og med et sagligt udgangspunkt i følgende punkter:
   
  • Affaldshåndtering i IGLOér ved posthuset. Kommunen vil vende tilbage med tidspunkt for opsætning. 
  • Nuværende krav om græs på taget blev drøftet. Kommunen er ikke afvisende for at lempe på det nuværende krav om beklædning. Begrundelsen er at tagene tager til (rådner) og Kommunen ikke har ressourcerne til at håndhæve det nuværende krav. Kommunen kommer tilbage med et udspild omkring forslag til fremtidige krav til tagbeklædning.
  • HJ spurgte til hvad den opkrævede ejd. skat ca. 2.5 mio. kr. blev anvendt til set fra Bolilmark Grundejerforenings side. Kommunen svarede at pengene normalt blev anvendt til vedligeholdelse af veje. Kommunen kunne også se, at vi selv igennem årene havde haft alle vedligeholdelsesudgifterne. HJ anmodede derfor om et tilskud til netop afholdte udgifter i.f.b. med ny belægning. Kommunen vender tilbage med et svar.
  •  HJ spurgte til kloakeringsplanerne for Bolilmark. Kommunen oplyste, at der på nuværende tidspunkt ikke var lavet planer for området, men at en sandsynlig tidshorisont er 2 – 3 år. HJ spurgte herefter til hvorledes Kommunen stiller sig ved om- og tilbygning i de næste 2 – 3 år. Idet en løsning med nedsivningsanlæg er bekostelig, hvis den har en levetid på 2 – 3 år. Kommunen svarede, at man ville se lempeligt på reglerne de næste 2 – 3 år, og at vi ville få en endelig tilbagemelding.
  • HJ oplyste Kommunen om, at der mangler skiltning ved indkørslen til Bolilmark. Skiltning skal oplyse om ”14 bump samt hastighedszone 30 km”.
  •  JH spurgte Kommunen om, hvem der havde vedligeholdelsesansvaret for vejbelægningen på vejen til Lakolk strand. Årsagen hertil er, at den nuværende belægning er meget støjende. Vi vil derfor rette en henvendelse til de rette myndigheder om at tage hensyn til støjproblemet, næste gang der skal ny belægning på. Kommunen lovede også her en tilbagemelding. 
• HJ oplyste herefter at han havde afholde et besigtigelsesmøde med Lars Christiansen vedr. huller i Ringvejen, vedligeholdelse af biveje samt sti til Lakolk.  HJ aftaler det endelige med Lars Christiansen, således at alle veje og stier bliver vedligeholdt i dette forår. 
• BS fremlagde herefter hendes planer m.h.t. rabatklipning. Vi er enige om at dette kan ske, når blot der ikke bliver klippet i en større bredde end 0,5 meter.
• Det udleverede regnskabsmateriale viste at vi pr. 24-03-2008 har et positivt resultat positivt resultat på tkr. 111 mod et budgetteret årsresultat på minus tkr. 155.
• Den fremtidige vedligeholdelse af vejnettet vil blive foretaget af Lars Christiansen. Lars Christiansen vil til dette formål få fremstillet et redskab der er afstemt med vores vejbredde.
• MP oplyste, at grøfterne er gravet i januar 2008. Stemmeværkerne skal løbende tilses, således at affald ikke sætter sig fast. En løsning af dette problem kunne være RIO-net. Evt. en opgave til arbejds-weekend.
• Posthuset skal have en kærlig hånd ved den kommende arbejds-weekend.
   
  • Arbejds-weekend bliver  den 7. Juni 2008 kl. 10.00
  •  Emner til en arbejdsdag blev drøftet og der er enighed om følgende opgaver:  -- se under menupunktet Arbejdsweekend -- 
• Næste bestyrelsesmøde  den 7. Juni 2008 kl. ca. 14.00
• Dato for generalforsamling den 14. Juni 2008 kl. 14.30

---

Bestyrelsesmødet 19. jan 2008- kort referat:

• Der er igen rettet henvendelse til Tønder Kommune for at følge op på levering og opsætning af affalds-Iglo ved posthuset. Kommunen arbejder stadig med løsningen.
• Vedr. krav fra Kommunen m.h.t. vægt af brønddæksler kunne et bestyrelsesmedlem oplyse, at han kendte en smed, der evt. var interesseret i at fremstille nye brønddæksler. Vi vender tilbage med evt løsningsforslag.

• Arbejds week-end: Emner til en arbejdsdag blev drøftet
• Regnskabet - alle kontingenter er indkommet.  Hovedtallene dec 2007 er omsætning kr. 680.000 resultat kr. 124.000. I dette resultat er udgifter til anlæggelse af ny belægning afholdt med kr. 530.000.
• Bestyrelsen er enig i, at der skal fyldes huller op på sidevejene i februar 2008, samt at der i foråret skal forestå en egentlig afretning af sidevejene samt cykelsti til Lakolk.
• Grøfter er efterset og renset i januar 2008.
• Der blev vedtaget dato for næste Generalforsamling, datoen er 14. Juni 2008. Forslag til generalforsamlingen skal være fremsendt inden den 15. April 2008. På valg er HJ og NC.
• Bestyrelsen blev enige om at rette henvendelse til Tønder Kommune for at få en dialog omkring planerne for kloakering på Rømø, samt en information omkring Lokalplaner.

---

Bestyrelsesmødet 4. sep 2007 - kort referat:

• Afvandingskanalerne renses op hvert andet år
  - og dvs at de  skal renses i efteråret 2007 - er bestilt.
• Skift af postkasselabels ved ejerskifte ordner bestyrelsen, når vi har fået besked om ejerskifte.
• Grene der hænger ud på vejene ber vi grundejerne om selv at klippe.
• Stemmeværker kigges efter - repareres med de optagne telefonspæle fra vejchikanerne.
• Der undersøges om hvordan og hvem, der vedligeholder Lakolkstien - er sket  - se svaret i menupunktet Lakolkstien.
• Der undersøges, hvorledes Tønder Kommune etablerer en ”IGLO” affaldsløsning ved posthuset.
• Lokalplan - blev drøftet - bestyrelsen kommer med  ændringsønsker til lokalplanen til næste bestyrelsesmøde.
• Der ophænges liste i Postkassehuset over bestyrelsesmedlemmer - er sket.
• Næste møde fastsat til den 19-01-2008.